Kantor Badan Perpustakaan dan Kearsipan

Profil Kantor Badan Perpustakaan dan Kearsipan

GAMBARAN UMUM :.

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur merupakan salah satu pelaksana kebijakan daerah yang bersifat spesifik di bidang Perpustakaan dan Kearsipan. Keberadaan perpustakaan mendorong terwujudnya cita-cita yang diamanatkan dalam Undang-undang  Dasar tahun 1945 yaitu mencerdaskan kehidupan bangsa. Sehubungan dengan itu, maka tujuan perpustakaan yang tercantum pada pasal 4 Undang-undang Nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan adalah memberikan layanan kepada pemustaka, meningkatkan kegemaran membaca, serta memperluas wawasan dan pengetahuan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa. Dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa tersebut perlu ditumbuhkembangkan budaya gemar membaca melalui perpustakaan, perpustakaan juga sebagai wahana belajar sepanjang hayat (long life educations).

Tujuan kearsipan sebagaimana tercantum pada pasal 3 Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan pokok Kearsipan adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Selaras dengan tujuan kearsipan sebagaimana tersebut, maka kearsipan dapat disebut sebagai wahana pelestarian kekayaan budaya bangsa yang dapat menjadi sumber informasi yang obyektif menyangkut ideologi, politik, sosial, ekonomi, budaya, agama, ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat bermanfaat bagi masyarakat pengguna.
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur sebagai penanggungjawab dalam mewujudkan pembinaan minat baca di Jawa Timur dan penjamin terselamatkannya dan terlestarinya serta didayagunakannya arsip di Jawa Timur maka perlu diterbitkannya buku pintar tentang profil Badan, issue aktual perpustakaan dan kearsipan serta peta dan foto-foto kegiatan perpustakaan dan kearsipan.

SEJARAH :.

1. BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR
        Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur adalah sebuah lembaga baru yang dibentuk sebagai dampak pemberlakuan Peraturan Pemerintah No. 41 tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah. Lembaga yang merupakan hasil penggabungan dari dua lembaga, yaitu Badan Perpustakaan Provinsi Jawa Timur dan Badan Arsip Provinsi Jawa Timur ini dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur No. 10 tahun 2008 tanggal 20 Agustus 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Timur.
        Sebagai lembaga baru, Badan Perpustakaan dan Kearsipan masih  perlu mengkonsolidasikan segala program kegiatannya agar bisa berjalan seiring sejalan. Perpustakaan dan arsip merupakan rumpun yang sama, tetapi dalam tugas dan kegiatan memiliki karakteristik yang berbeda. Untuk mencapai keseimbangan yang lebih baik,  perlu suatu proses. Dan proses inilah yang saat ini sedang dijalani. Pebedaan ini tidak perlu diperdebatkan, tetapi perlu disikapi sebagai kelebihan.
        Kepala Badan Perpustakaan dan Kearsipan selaku pimpinan lembaga dengan tingkat eselonering II A,  memang harus bekerja ekstra di tengah perbedaan ini. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala dibantu oleh para Kepala : Bidang Layanan dan Informasi; Bidang Pembinaan dan SDM Pepustakaan; Bidang Deposit, Pengembangan  dan Pengolahan Perpustakaan; Bidang Publikasi, Promosi Perpustakaan dan Kearsipan; Bidang Pembinaan dan Pemasyarakatan Kearsipan, Bidang Pengelolaan Arsip In Aktif; Bidang Penyelamatan Arsip Statis serta seorang Sekretaris.

2. BADAN ARSIP
    Sejarah keberadaan lembaga kearsipan di Provinsi Jawa Timur pada dasarnya tidak terlepas dari lembaga kearsipan tingkat pusat, yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia Wilayah Jawa Timur yang secara struktural mengacu pada Arsip Nasional RI, Jakarta dan Kantor Arsip Daerah Jawa Timur yang secara struktural mengacu pada pemerintah Provinsi Jawa Timur.
 Kantor Arsip Daerah (KAD) Provinsi Jawa Timur, didirikan sebagai implementasi dari amanat Undang-undang No. 7 Tahun 1971 pasal 8 tentang pembentukan unit kearsipan di setiap unit pemerintahan daerah. Meskipun demikian, tidak serta merta KAD dibentuk di Provinsi Jawa Timur. Untuk itu dibentuklah Sub Bagian Arsip Statis, Bagian Umum di Biro Umum, Sekretariat Wilayah Daerah Provinsi Jawa Timur.
Pada perkembangannya, dibentuklah lembaga kearsipan tingkat provinsi yaitu Kantor Arsip Daerah (KAD) yang didirikan berdasarkan Peraturan Daerah No. 10 tahun 1992. Secara de facto, KAD  baru memulai operasionalnya tahun 1995,   walaupun Kepala Kantornya sudah diangkat tahun 1994. Saat itu KAD menempati kantor di Jalan Jagir Wonokromo No. 350 Surabaya. Orang pertama yang dipercaya menjadi Kepala KAD Provinsi Jawa Timur adalah Drs. Soepriyanto HS. Beliau menjadi Kepala KAD selama 5 tahun (1994 – 1999). Sebagai pengganti ditunjuk Dra. Joehartati. Beliau menjadi Kepala KAD sejak tahun 1999 – 2001. Mereka berdua memiliki prestasi yang berbeda tetapi sama pentingnya hingga mampu menanamkan prinsip-prinsip dasar kearsipan di Provinsi Jawa Timur.
    Berlakunya Undang-undang No. 32 tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah dan Undang-undang No. 25 tahun 1999 tentang Perimbangan Keuangan Antara Pusat dan Daerah, membawa konsekuensi terhadap penataan sejumlah  lembaga pemerintah  di daerah termasuk di antaranya lembaga kearsipan. Hal ini direspon positif oleh Pemerintah Provinsi dan DPRD Provinsi Jawa Timur guna membangun dan menyelamatkan warisan berharga berupa arsip di Jawa Timur.
Berpijak pada pemikiran tersebut, maka dibentuklah Badan  Arsip Provinsi Jawa Timur. Badan Arsip Provinsi Jawa Timur dibentuk  sebagai upaya penyelamatan fungsi dan lembaga yang sebelumnya sudah ada, yaitu Kantor Arsip Daerah Provinsi Jawa Timur dan Arsip Nasional RI Wilayah Jawa Timur.
Badan Arsip Provinsi Jawa Timur dibentuk berdasarkan Peraturan Pemerintah Daerah No. 41 Tahun 2000 tanggal 18 Desember 2000 dan diundangkan dalam Lembaran Daerah Provinsi Jawa Timur No. 15 tahun 2001 Seri D. Badan Arsip Provinsi Jawa Timur dipimpin oleh seorang Kepala dengan tingkat eselonering II A. Dalam menjalankan tugasnya, Kepala Badan bertanggung jawab pada Gubernur Jawa Timur.
Orang pertama yang ditunjuk sebagai Kepala Badan Arsip Provinsi Jawa Timur adalah Drs. H. Boimin, MM. Sebagai Kepala pertama, beliau harus bekerja keras menyelaraskan visi misi pengembangan kearsipan di Provinsi Jawa Timur. Sayang, beliau tidak lama memimpin Badan Arsip Provinsi Jawa Timur (2001 – 2002). Meskipun begitu, beliau cukup mampu memberi pondasi kuat pada pengembangan  kearsipan di Provinsi Jawa Timur.
Muhammad Hakim, SH. MM., ditunjuk oleh Gubernur Jawa Timur sebagai pengganti Drs. H. Boimin, MM. Beliau menjadi Kepala Badan Arsip Provinsi Jawa Timur sejak 2002 – 2008. Selama masa tersebut, banyak sekali hal-hal yang sudah dilakukan untuk membangun kearsipan di Jawa Timur, sehingga lembaga kearsipan dikenal oleh masyarakat luas. Pada akhirnya Badan Arsip Provinsi Jawa Timur digabung dengan Badan Perpustakaan, sehingga menjadi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.
3. BADAN PERPUSTAKAAN
Dengan berlakunya Undang-undang nomor 22 tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah telah membawa perubahan yang mendasar bagi kelembagaan Pemerintahan di Jawa Timur. Salah satu Lembaga Pemerintah yang mengalami perubahan dimaksud adalah Lembaga Perpustakaan.
Perpustakaan Nasional Jawa Timur yang semula merupakan instansi vertikal Perpustakaan Nasional RI, berubah status menjadi Badan Perpustakaan Propinsi Jawa Timur yang berada dalam lingkungan organisasi perangkat Daerah Propinsi Jawa Timur.
Perjalanan sejarah Badan Perpustakaan Propinsi Jawa Timur dimulai dari:
a. Perpustakaan Negara
Pada tahun 1959 dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 13477/S tanggal 27 Desember 1959, di Surabaya didirikan Perpustakaan Negara Departemen Pendidikan dan Kebudayaan yang untuk sementara  menempati salah satu ruangan di komplek Jl. Gentengkali Nomor 33 Surabaya. Pada waktu itu bahan pustaka yang ada masih sangat terbatas. Tenaga yang ada hanya satu orang. Terbatasnya kegiatan, anggaran, pengadaan tenaga, bahan pustaka dan sarana perpustakaan berjalan sangat lamban.
Secara struktural, Perpustakaan Negara berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Lembaga Perpustakaan di Jakarta. Hubungan kerja dengan Kepala Kantor Perwakilan Departemen P dan K Jawa Timur bersifat konsultatif.
b. Taman Pustaka Masyarakat
Sementara itu, sejak tahun 1953 dl Surabaya sudah berdiri dan berfungsi dengan baik Taman Pustaka Masyarakat/C (tingkat Propinsi) yang pengelolaanya menjadi tanggung jawab Jawatan Pendidikan Masyarakat Perwakilan P dan K Jawa Timur. Taman Pustaka Masyarakat/C (TPM/C) yang beralamat di Jl. Walikota Mustajab Nomor 68 Surabaya ini adalah bekas Centraal Bibliotheek Indonesia milik Belanda yang diserahkan kepada Perwakilan P dan K Jawa Timur bersamaan dengan penyerahan kedaulatan dari Pemerintah Pendudukan Belanda kepada Pernerintah Republik Indonesia. Koleksinya hampir 90% terdiri dari buku-buku berbahasa Belanda, Inggris, Jerman, Perancis. Pada tahun 1975 terbit Keputusan Menteri pendidikan dan Kebudayaan Nomor 079/0/1975 tentang restrukturing di lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi     Jawa Timur.
Dalam Keputusan tersebut, Bidang Pendidikan Masyarakat tidak lagi dibebani Pengolahan Taman Pendidikan Masyarakat. Dengan demikian Taman Pendidikan Masyarakat tidak dapat berkembang karena tidak mempunyai Lembaga Induk dan tidak mempunyai anggaran belanja. Sehubungan dengan hal tersebut Keputusan Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Nomor: 2/SA tanggal 23  Pebuari 1977 Taman Pustaka Masyarakat/C diintegrasikan ke dalam Perpustakaan Negara dan menempati gedung di Jl. Walikota Mustajab 68 Surabaya.

c. Perpustakaan Wilayah
Pada tahun 1978, terjadi perubahan nama perpustakaan, yaitu Lembaga perpustakaan berubah menjadi Pusat Pembinaan Perpustakaan dan Perpustakaan Negara berubah menjadi Perpustakaan Wilayah. Sejak saat itu Perpustakaan Wilayah memperoleh dua macam anggaran yaitu: Anggaran Pembangunan dari Direktur Jenderal Kebudayaan dan Anggaran Rutin dari Pusat Pembinaan Perpustakaan.
Untuk menampung perkembangan, Perpustakaan Wilayah dipindahkan ke Gedung baru yang beralamat Jalan Menu¬r Pumpungan No.32 Surabaya. Gedung baru dimaksud dibangun pada pertengahan Juni 1990 dalam tiga tahun (tahab) dengan biaya pembangunan dan anggaran proyek.

d. Perpustakaan Daerah
Sesuai dengan keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 1 April tahun 1989 tentang Perpustakaan Nasional, mulai 1 April 1991 Pusat Pembinaan perpustakaan dimasukan kedalam struktur Organisasi Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Perpustakaan Wilayah diubah namanya menjadi Perpustakaan Daerah sesuai pula dengan keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 001/Org/9/1990, Dalam melaksanakan tugas Kepala Perpustakaan Daerah ber-tanggung jawab kepada Kepala Perpustakaan Nasional. Sejak tanggal 1 April 1991 baik Perpustakaan Nasional maupun Perpustakaan Daerah secara organisasi terlepas dan Departemen pendidikan dan Kebudayaan dan diserahkan kepada Sekretaris Negara (Non Departemen).

e. Perpustakaan Nasional Propinsi
Berdasarkan keputusan Presiden Nomor: 50 tahun 1997 tentang Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, Perpustakaan Daerah Propinsi Jawa Timur berubah status menjadi Eselon Ila dengan nama Perpustakaan Nasional Propinsi Jawa Timur. Dalam melaksanakan tugas dan tungsinya, memperhatikan petunjuk dari Gubernur.
Dalarn penjabaran kegiatan di daerah sesuai Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor: 44 Tahun 1998 tentang Organisasi dan Tata kerja Perpustakaan Nasional RI, Perpustakaan Nasional Propinsi Jawa Timur mempunyai tugas melaksanakan kegiatan di wilayah propinsi meliputi pengembangan, pembinaan dan pendayagunaan semua jenis perpustakaan di instansi atau lembaga pemerintah maupun swasta dalam rangka pelestarian bahan pustaka sebagai basil budaya, serta pelayanan informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan.

f. Badan Perpustakaan Propinsi Jawa Timur
Proses otonomi yang bergulir mengakibatkan terjadinya reorganisasi dan restrukturisasi di semua lini kegiatan kedinasan dl lingkungan Propinsi Jawa Timur, yang dampaknya telah diterbitkan peraturan Pemerintah Nomor 44 tahun 2000 tanggal 22 Desember 2000. Dengan Peraturan Daerah ini, instansi ini mengalami perubahan nyata dengan bertambah luasnya fungsi dan peranan yang, diembannya.

VISI DAN MISI :.

Visi
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur menetapkan visi yang sesuai dengan tugas dan fungsinya, yaitu :
                      “Jawa Timur Membaca dan Tertib Arsip Tahun 2014”
Misi
Untuk mewujudkan visi pembangunan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, maka misi pembangunan ditetapkan sebagai berikut :
a. Membangun sinergi dengan seluruh lapisan dan stakeholder di Provinsi Jawa Timur untuk meningkatkan pembinaan, pengembangan dan pendayagunaan serta pengawasan sumber daya perpustakaan dan kearsipan di Jawa Timur.
b. Meningkatkan pemasyarakatan dan pelayanan publik bidang jasa perpustakaan dan kearsipan.
c. Memfasilitasi peningkatan kesejahteraan masyarakat melalui program penanggulangan kemiskinan.
d. Meningkatkan upaya penyelamatan, pelestarian bahan pustaka dan arsip yang bernilai guna.

TUGAS DAN FUNGSI :.

Tugas pokok dan fungsi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur sesuai dengan peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 108 Tahun 2008 tentang Uraian Tugas Sekretariat, Bidang, Sub Bagian, Sub Bidang Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, sebagai berikut :

a.    Tugas Pokok :

Melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan Daerah yang bersifat spesifik yaitu dibidang perpustakaan dan kearsipan.

b.    Fungsi :

-   Perumusan kebijakan teknis dibidang arsip dan perpustakaan

-   Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah

-   Pembinaan dan pelaksanaan tugas sesuai dengan lingkup tugasnya

-   Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Gubernur.

SARANA DAN PRASARANA :.

DATA TANAH DAN BANGUNAN

Sejak berlakunya PP No. 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah, Badan Perpustakaan Provinsi dan Badan Arsip Provinsi lebur menjadi satu lembaga, yaitu Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur yang menempati kantor di beberapa lokasi

• Jl. Menur Pumpungan No. 32 Surabaya, dengan luas tanah 5.700  m² dan luas bangunan 3.442 m²
• Jl. Jagir Wonokromo No. 350 Surabaya, dengan luas bangunan gedung A          672 m², gedung B 1.114 m², gedung C 1.075 m², gedung Depo 5.675 m²
• Gedung Depo Arsip di Pandaan dengan luas tanah ± 9.189 m² dan luas

 DASAR HUKUM :.

Dasar pelaksanaan kegiatan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur adalah Undang-undang, Peraturan Pemerintah sampai Peraturan Daerah Jawa Timur yang telah diperinci dalam landasan Struktural dan landasan operasional, seperti berikut ini :

Landasan Struktural
Landasan Struktural merupakan dasar hukum formal yang menandai keberadaan Badan Perpustakaan dan Kearsipan, sebagai berikut :
1.  Peraturan Daerah Propinsi Jawa Timur Nomor 10 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Jawa Timur ;
2.  Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 108 Tahun 2008 tentang Uraian Tugas Sekretariat, Bidang, Sub Bagian dan Sub Bidang Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur.

Landasan Operasional
Landasan Operasional adalah dasar hukum material yang memberikan arah dan pedoman pada Badan Perpustakaan dan Kearsipan dalam menjalankan aktifitasnya, sebagai berikut :
1.    Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan ;
2.    Undang-undang Nomor 4  Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam ;
3.    Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan ;
4.    Undang-undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan ;
5.    Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip ;
6.    Peraturan Pemerintah Nomor 70 Tahun 1991 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 4  Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam ;
7.   Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan ;
8.    Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Micro film atau Media lainnya  dan   legalisasi ;
9.    Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian untuk Usulan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota ;
10.   Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip.

puisi cinta